Czy warto zatrudniać członków rodziny

Często członkowie najbliższej rodziny pomagają w prowadzeniu firmy. Pomoc ta może mieć formę stosunku pracy, jak też umowy zlecenia czy umowy o dzieło. Przedsiębiorca będący osobą fizyczną zatrudniający członka rodziny, musi liczyć się z daleko idącymi skutkami podatkowymi oraz w zakresie ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych.

W przypadku zatrudnienia za wynagrodzeniem na podstawie umowy o pracę czy umowy zlecenia, podatek dochodowy od osób fizycznych rozliczyć należy dla przychodów z danego źródła – odpowiednio stosunku pracy lub działalności wykonywanej osobiście. Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą wykonuje obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych dokładnie w taki sam sposób, jak w stosunku do zatrudnionych osób obcych.

W przypadku świadczenia pomocy nieodpłatnie nie trzeba odprowadzać zaliczek na podatek. Pamiętać jednak należy, że gdy jakakolwiek osoba (także krewny) świadczy dla przedsiębiorcy usługi nieodpłatnie, nawet bez zawartej umowy, dla organów podatkowych oznacza to, że mimo wszystko zawarto (choćby tylko ustnie) umowę zlecenia lub umowę o pracę, a świadczenia z takich umów podlegają opodatkowaniu jako przychód z nieodpłatnie otrzymanych świadczeń. Przychód z tytułu nieodpłatnie otrzymanych świadczeń może wystąpić także, gdy zatrudnia się bliskiego krewnego na podstawie odpłatnej umowy, ale z zaniżonym wynagrodzeniem. By tego uniknąć, należy uważać by wynagrodzenie było określone na warunkach rynkowych, gdyż inaczej urząd skarbowy będzie miał prawo je zmienić i żądać zapłaty podatku od różnicy wynagrodzeń: rynkowego i umownego.

Koszty uzyskania przychodów

Ogromną niedogodnością związaną z zatrudnianiem członków rodziny jest fakt, iż nie stanowi kosztów uzyskania przychodów wartość pracy małżonka podatnika i małoletnich dzieci. W przypadku spółki cywilnej lub osobowej spółki handlowej – kosztów nie stanowi także wartość pracy małżonków i małoletnich dzieci wspólników. W przypadku małżonka zasady tej nie zmienia umowa majątkowa małżeństwa (tzw. intercyza), brak wspólnego gospodarstwa domowego, a nawet orzeczona separacja. W każdym przypadku wypłacone wynagrodzenie nie może stanowić kosztów uzyskania przychodu.  Oznacza to, że wszelkie kwoty wypłacone małżonkowi oraz małoletnim dzieciom nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Nie ma przy tym znaczenia, czy kwoty wypłacono na podstawie zawartej umowy o pracę lub umowy zlecenia, czy też po prostu za współpracę. W przypadku spółki cywilnej lub osobowej spółki handlowej wynagrodzenia małżonków i małoletnich dzieci nie stanowią kosztów uzyskania przychodów dla całej spółki, tj. dla wszystkich jej wspólników.  

Warto zauważyć, że wartość pracy (wynagrodzenia) niektórych osób współpracujących (w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniach społecznych) może stanowić koszt uzyskania przychodu dla podatnika. Obostrzenie w zakresie kosztów uzyskania przychodu dotyczy bowiem jedynie małżonka i małoletnich dzieci (które nie ukończyły 18 lat), nie dotyczy natomiast pełnoletnich dzieci oraz innych osób, które są zaliczane do osób współpracujących w zakresie ubezpieczeń.

Podatki osoby współpracującej

W przypadku gdy osoba współpracująca z przedsiębiorcą uzyskuje dochód (np. dochód na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia czy umowy o dzieło) ma ona obowiązek wykazać te dochody w zeznaniu rocznym i rozliczyć się z podatku dochodowego od osób fizycznych. Nieistotne jest przy tym to, że dla przedsiębiorcy kwoty wypłacone osobie współpracującej nie stanowiły kosztów uzyskania przychodów, w związku z czym występuje niejako „podwójne” opodatkowanie wynagrodzenia - u przedsiębiorcy oraz u osoby współpracującej.

Ubezpieczenia społeczne i zdrowotne

Osoby współpracujące przy prowadzeniu działalności gospodarczej podlegają obowiązkowo ubezpieczeniu społecznemu. Prowadzący działalność gospodarczą jest płatnikiem składek na ubezpieczenie społeczne w stosunku do tych osób i finansuje je w całości z własnych środków.

Za osobę współpracującą z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność uważa się:

• małżonka,
• dzieci własne,
• dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione,
• rodziców,
• macochę i ojczyma
• osoby przysposabiające,

- jeżeli pozostają z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności lub wykonywaniu umowy agencyjnej lub umowy zlecenia; nie dotyczy to osób, z którymi została zawarta umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego.

Wspólne gospodarstwo domowe. Cechami charakterystycznymi prowadzenia wspólnego gospodarstwa domowego są udział i wzajemna ścisła współpraca w załatwianiu codziennych spraw związanych z prowadzeniem domu, pozostawanie na całkowitym lub częściowym utrzymaniu, o ile ma to charakter stały. Prowadzenia wspólnego gospodarstwa nie wyklucza osobne miejsce zameldowania, czy też rozdzielność majątkowa (tzw. intercyza). Inaczej należy natomiast ocenić fakt pozostawania w separacji. Jeśli małżonkowie są w separacji i nie mieszkają razem – odpada przesłanka prowadzenia wspólnego gospodarstwa.

Współpraca przy prowadzeniu działalności. Nie rodzi obowiązku ubezpieczenia jako osoby współpracującej jedynie okazjonalna pomoc małżonka (np. w czasie choroby), lub w niewielkim zakresie (np. pomoc w prowadzeniu księgowości i rozliczaniu się z urzędem skarbowym). Za współpracę przy prowadzeniu działalności gospodarczej powodującą obowiązek ubezpieczeń należy uznać tylko taką, która ma charakter stały i bez której stanowiące majątek wspólny małżonków dochody z tej działalności nie osiągałyby takiego pułapu, jaki zapewnia ich współdziałanie przy tym przedsięwzięciu. Współpracujący małżonek musi mieć więc istotny wkład w prowadzenie działalności, a jego współpraca – charakter stały.

Opracowanie według stanu prawnego na 01.03.2010 r.

Artykuł opracowany przez