Faktury można przesyłać mailem

Od 1 stycznia 2011 r. odliczając VAT z faktury przysłanej mailem już nie ryzykujemy. Stosowaną nieśmiało praktykę usankcjonował Minister Finansów. Trzeba jednak przestrzegać kilku zasad. Nadal, faktura podpisana przez odbiorcę, może okazać się bezcenna.

Dotychczas urzędy skarbowe uznawały tylko dwie formy faktur elektronicznych: sygnowane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub wygenerowane w specjalnym systemie EDI. Pierwsze prawie nie występowały w praktyce, a drugie stosowały tylko duże firmy. Wszystko ze względu na skomplikowane wymogi informatyczne (uruchomienie drogiego systemu). Tu nic się nie zmienia. Oba formaty pozostają akceptowane. Co więcej, te najtrudniej będzie zakwestionować skarbówce. Ale teoria teorią, a życie – życiem. Przedsiębiorcy i tak coraz częściej wymieniali się fakturami w mailach. Wprawdzie możliwość taką potwierdził m.in. Naczelny Sąd Administracyjny (pisaliśmy o tym tutaj), to jednak do 31 grudnia 2010 r. podatnik korzystając z e-faktur ryzykował utarczkę z urzędem.

Potrzebna zgoda klienta

Od 1 stycznia 2011 r. Minister Finansów wreszcie uznał prawo do posługiwania się fakturą wysyłaną w zwykłej formie elektronicznej. Podstawił jednak kilka warunków.

Po pierwsze, na wysyłanie faktur w ten sposób potrzebna jest zgoda odbiorcy. Co prawda wystarczy zwykły mail, ale dobrze, jeśli zawiera wyraźne oświadczenie o zgodzie na tę formę fakturowania. Zgodę można zawsze cofnąć, a wówczas wystawca będzie zobowiązany wystawić fakturę w tradycyjnej formie.  

Następny warunek to zapewnienie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktury. Minister nie wytłumaczył do końca, co przez to rozumie. Zgodnie z rozporządzeniem, przez autentyczność pochodzenia faktury należy rozmieć pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Zaś integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono żadnych danych.  Choć brak jeszcze doświadczeń w tym zakresie, można zakładać, że wymóg ten spełnia: zastosowanie pliku, który nie podlega edycji oraz zachowanie maila, do którego była załączona faktura. I tak, najlepiej wysyłać faktury albo w formacie .pdf albo też w postaci zeskanowanego pliku graficznego. W tym drugim przypadku najlepiej, jeśli faktura będzie zawierała zeskanowany podpis wystawcy. Będzie to najlepsze potwierdzenie autentyczności jej pochodzenia.

W każdym razie, nieedytowalny plik graficzny zapewnia integralność treści faktury, zaś autentyczność jej pochodzenia uzyskamy przez zeskanowanie podpisanej faktury lub przez zachowanie maila, do którego faktura została dołączona.

Nie trzeba drukować - ważne żeby zapisać na dysku

Minister nie wymaga, by faktura w formie elektronicznej została wydrukowana. Co więcej, nawet jeśli podatnik taki wydruk sporządzi, to nie zwalnia go to z przechowywania pliku w postaci elektronicznej. Faktury przesłane drogą elektroniczną powinny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w dowolny sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Najprościej więc założyć w komputerze osobny folder (katalog) dla faktur elektronicznych oraz podfoldery w podziale na lata i miesiące i tam zapisywać otrzymane faktury. O zgrywaniu co jakiś czas kopii bezpieczeństwa na CD, przenośny dysk lub pamięć USB nie będziemy nawet wspominać. Razem z fakturą dobrze jest zapisać wiadomość e-mail, do której była dołączona. Można zaryzykować rezygnację z zapisywania e-maili, jeśli faktura jest skanem (zdjęciem) podpisanego dokumentu. Zeskanowany podpis, jak się wydaje, zapewnia w stopniu wystarczającym autentyczność pochodzenia tak samo, jak zapisanie e-maila, do którego dołączono fakturę.  

Dlaczego podpisana faktura bywa lepsza?

Nadal, jeśli wykonujemy duże zlecenie i nie mamy 100% zaufania do nabywcy, nic nam nie zastąpi faktury papierowej. Faktury elektroniczne są wygodne, ale tradycyjne mogą okazać się niezastąpione. Jest tak z jednej prostej przyczyny – można nabywcę poprosić o ich podpisanie. Choć faktur od dawana nie trzeba już podpisywać, niektórzy jeszcze to robią. Podpis odbiorcy może okazać się bezcenny...

Często wykonawcy nie spisują umów na wykonane roboty. Wówczas podpisana faktura jest jedynym pisemnym dowodem wykonania usługi. Co więcej, dysponując fakturą podpisaną przez drugą stronę, szybciej i taniej załatwimy sprawę przed sądem, jeśli nabywca będzie ociągał się z zapłatą. Podpisana faktura to bowiem nic innego, jak zaakceptowany przez dłużnika rachunek. To natomiast uprawnia do składania pozwu w tzw. postępowaniu nakazowym. W takim przypadku, nie tylko szybciej uzyskamy nakaz zapłaty, ale zapłacimy tylko ¼ opłaty sądowej. Pozwany, który będzie chciał się bronić, będzie musiał zapłacić brakujące ¾ opłaty. Poza tym, z podpisaną przez siebie fakturą będzie mu trudniej dyskutować. 

Opracowanie według stanu prawnego na 01.01.2011 r.

Artykuł opracowany przez