Jak udokumentować wykonanie robót, żeby wygrać przed sądem

Praktyka umawiania się na wykonanie robót budowlano-montażowych na tak zwaną „gębę” nie sprzyja wykonawcom w sytuacji, gdy inwestor odmawia zapłaty. Aby wygrać przed sądem, trzeba udowodnić nie tylko, że umówiliśmy się na wykonanie określonych robót, ale także, że je faktycznie wykonaliśmy oraz – jaka była ich wartość. Nawet jeśli mamy rację, a nie przedstawimy odpowiednich dowodów – przegramy sprawę, a na dodatek poniesiemy dodatkowe koszty procesu.

Dochodząc zapłaty za wykonane umowy na wykonawcy ciąży wykazanie przez sądem następujących okoliczności:

1. że strony zawarły umowę na wykonanie konkretnych prac,
2. jakie prace obejmowała umowa i na jakie stawki się umówiono,
3. że umówione prace zostały w rzeczywistości wykonane.

Co ważne, jeśli pozywamy przedsiębiorcę – musimy już w pozwie zawrzeć wszelkie twierdzenia, wnioski dowodowe, bowiem późniejsze najprawdopodobniej nie zostaną przyjęte przez sąd. Poza tym, do pozwu przeciwko przedsiębiorcy należy załączyć dowód wysłania listem poleconym wezwania do zapłaty kwoty, której dochodzimy przed sądem.  

Dowodzić swoich racji możemy na różne sposoby. Warto zbierać faktury źródłowe, robić zdjęcia obiektu przed, w trakcie i po skończeniu robót, a najlepiej – zbierać jak najwięcej podpisów inwestora. Warto, żeby inwestor popisał nam kosztorys, protokół odbioru robót czy fakturę końcową. Różne wyliczenia, zestawienia, kosztorysy niepopisane przez inwestora, nie mają w zasadzie żadnego znaczenia dowodowego. W braku dowodów na piśmie (albo dla wzmocnienia ich wartości), zawsze możemy powoływać świadków (trzeba podać imię, nazwisko i adres). Sąd uwzględni ponadto nasze zeznania, jeśli złożymy wniosek o przesłuchanie w charakterze strony. Ale z oceną takich zeznań bywa różnie. Jeśli na świadków powołamy swoich pracowników, sąd może nie dać im wiary. Uzna po prostu, że  mieli cel w zeznawaniu na naszą korzyść. Tak samo sceptycznie sąd oceni nasze własne wyjaśnienia. Poza tym, świadkowie często nie potrafią wskazać konkretnych faktów, liczb, cen, danych, które są kluczowe dla spraw rozliczeniowych (kto płacił za faktury źródłowe, rozmiar prac, ilość roboczogodzin itp.).  Nieudowodnienie tych okoliczności działa zawsze na naszą niekorzyść jako powodów.

Najlepiej umowa na piśmie

W komfortowej sytuacji są wykonawcy, którzy umawiają się na wykonanie określonych robót na piśmie. Umowa zawarta tylko ustnie jest co prawda tak samo ważna, ale dużo trudniej udowodnić, o co tak naprawdę strony się umówiły. Tym bardziej, że przeciwnik z zasady będzie kwestionował nasze twierdzenia. To, co spiszemy z inwestorem wcale nie musi mieć formy typowej, wielostronnej umowy. Pomocny może okazać się choćby sam kosztorys, zaakceptowany (podpisany) przez inwestora. Jeszcze lepiej, gdy inwestor parafuje nam także kosztorys powykonawczy, bo w ten sposób potwierdza nie tylko to, na co się umówiliśmy, ale przede wszystkim to, co wykonaliśmy. Wybawieniem będzie także protokół odbioru końcowego lub odbiorów częściowych. Oczywiście pod warunkiem, że inwestor go nam podpisał. Mocnym dowodem zawarcia umowy (i z zasady jej wykonania) jest także faktura, pod warunkiem, że zostanie podpisana przez odbiorcę (inwestora)!

O ile na dowód zawarcia umowy możemy powołać przed sądem świadków (np. sąsiadów, naszych pracowników), o tyle dużo trudniej będzie nam wykazać, jaki był dokładny zakres robót i z czego wynika wysokość żądanej zapłaty. W razie braku umowy lub zaakceptowanego kosztorysu, wykonawca powinien w zasadzie liczyć się ze złożeniem wniosku o przeprowadzenie dowodu z opinii biegłego. W przeciwnym razie sąd może i uzna, że zawarliśmy z inwestorem umowę, ale stwierdzi, że nie udowodniliśmy, jaka była wartość wykonanych robót i powództwo oddali. Biegły może oszacować, co zrobiliśmy i ile to było warte. W tym celu pomocne mogą okazać się zdjęcia, które zrobiliśmy przed przystąpieniem do robót (jeśli pozwany kwestionuje ich zakres), tak by było z czym porównywać stan zastany. Szacowanie rozmiaru i wartości robót zawsze wiąże się z ryzykiem, że biegły nie uwzględni wszystkich nakładów. Wycena odbędzie się z reguły na podstawie średnich stawek rynkowych, a nie rzeczywistego wynagrodzenia, na jakie się umówiliśmy. Poza tym, biegły kosztuje. To nas sąd obciąży zaliczką na jego wynagrodzenie. Należy się liczyć z koniecznością wyłożenia od 1000 – 2000 zł. Odzyskamy ją tylko wtedy, gdy ostatecznie to my wygramy proces.

Pamiętaj o podpisie na fakturze

Prawo podatkowe nie wymaga już podpisywania faktur przez nabywcę. Podpis może się jednak okazać na wagę złota w przypadku, gdy nabywca odmawia zapłaty. Dysponując podpisaną fakturą mamy prawo zawrzeć pozwie wniosek o rozpoznanie sprawy w tzw. postępowaniu nakazowym. Oznacza to o wiele niższe koszty (opłata od pozwu w postępowaniu nakazowym to ¼ normalnej opłaty), a przede wszystkim ograniczone możliwości obrony pozwanego. Poza tym, nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym jest od razu tytułem zabezpieczenia. Niezależnie od wdania się przez pozwanego w polemikę, możemy więc przy pomocy komornika zabezpieczyć nasze roszczenie jeszcze przed prawomocnym rozstrzygnięciem procesu. Jeżeli zaś faktura nie została podpisana przez inwestora, nie tylko zamyka drogę do postępowania nakazowego, ale w zasadzie na niewiele się zda w zwykłym procesie.

Opracowanie według stanu prawnego na 07.03.2010 r.

Artykuł opracowany przez