Rozliczenie korekty bez podpisu

Przedsiębiorcy przyzwyczaili się już do zasady, że po wystawieniu faktury korygującej należy uzyskać od kontrahenta (czyli nabywcy) potwierdzenie odbioru tej faktury korygującej, najlepiej poprzez odesłanie podpisanej korekty. Niestety, czasami „doproszenie się” o odesłanie podpisanej korekty  jest nie lada wyzwaniem. Oto 4 przypadki, w których odsyłanie takiej podpisanej przez klienta faktury korygującej wcale nie jest konieczne!

Przypadek 1.: korekty „na plus” i niepieniężne

Potwierdzenie odbioru faktury korygującej jest wymagane przez przepisy tylko w przypadku takich faktur korygujących, w których kwota podatku VAT określona na fakturze ulega – w wyniku korekty – zmniejszeniu; w skrócie można je nazwać korektami „na minus”. Najczęściej dotyczy to korekt z powodu zwrotów i rabatów, oraz korekt z powodu zawyżenia stawki VAT. Ten przepis oznacza, że nie musimy dopytywać klienta o potwierdzenia faktur korygujących, jeżeli korekta dotyczy:

• faktur, w których nie ma podatku w ogóle - co ma miejsce w przypadku faktur na wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów, eksport, oraz w przypadku większości faktur za usługi dla odbiorców zagranicznych,


• faktur korygujących, które nie zmieniają kwoty podatku, czyli gdy korygowany był opis, dane, daty lub inne niepieniężne pozycje faktury,


• faktur korygujących „na plus”, czyli takich, w których korekta zwiększa kwotę podatku – a takie korekty na ogół wystawiamy, gdy doszło do pomyłki (zaniżenia ceny lub kwoty podatku) przy wystawianiu faktury pierwotnej.

Przypadek 2.: podpis elektroniczny

Fakturę korygującą możemy dostarczyć klientowi w formie elektronicznej zamiast w postaci papierowej, dzięki czemu poprzez użyty przez nas system mamy zapewnioną informację, że korekta została dostarczona do kontrahenta. Dosyłanie kolejnego egzemplarza w formie papierowej do podpisu jest w tej sytuacji zbędne.

Przypadek 3.: odbiór a nie podpis

Przepisy obowiązujące wiele lat temu wymagały, aby na fakturach i fakturach korygujących umieszczone były podpisy: wystawcy i kupującego. Aktualnie obowiązujący przepis nakazuje, aby podatnik - sprzedawca uzyskał potwierdzenie odbioru faktury korygującej; przepis ten nie wspomina nic o podpisie. Czym zatem jest potwierdzenie odbioru? Oczywiście, jeżeli klient odesłał nam podpisaną korektę, to z pewnością oznacza że ja odebrał. Jeżeli jednak klient nie podpisuje nam korekty na miejscu w firmie, a korektę wysyłamy pocztą – wcale nie musimy czekać na podpis. Dokumentem, w zupełności wystarczającym jako potwierdzenie odbioru może być:

• tzw. „żółta zwrotka” czyli dokument pocztowy „zwrotne potwierdzenie odbioru” – przy wysyłce faktur drogą pocztową, lub


• email od kontrahenta z informacją - oświadczeniem, że otrzymał wskazaną fakturę korygującą, lub


• komunikat z programu pocztowego – przy wysyłce korekty drogą mailową, np. w formie załącznika.

Przypadek 4.: mamy inny dowód

Ostatni przypadek to można powiedzieć nowość w przepisach – działa dopiero 2014 roku. Otóż potwierdzenie odbioru faktury korygującej nie jest wymagane, jeżeli:

1. faktura korygująca została wysłana do nabywcy (czyli próbowaliśmy ja dostarczyć), oraz


2. z posiadanej przez nas (sprzedawcę) dokumentacji wynika, że nabywca wie, że ta faktura korygująca ma być wystawiona.

Jaki to może być dokument, który potwierdza, że kontrahent spodziewa się wystawienia korekty? Przepisy tego nie precyzują. A zatem przykładowo, jeżeli posiadamy:

• zgłoszenie reklamacyjne od klienta w formie pisemnej lub elektronicznej,


• protokół zwrotu towaru podpisany przez nabywcę,


• wpływ należności za fakturę tj. płatność pomniejszoną o wartość korekty

- to oznacza, że nasz kontrahent wie o korekcie (a przynajmniej się jej spodziewa), czyli mamy prawo do rozliczenia wystawionej i wysłanej do klienta faktury korygującej, bez czekania na jej odesłanie z podpisem.

Autor: Artykuł przygotowany przez ekspertów współpracujących z Firmino.pl - programem do faktur online.