Zaliczka czy częściowa zapłata? Konsekwencje w PIT i VAT

Robotom budowlanym lub budowlano-montażowym z zasady towarzyszy przekazywanie przynajmniej części pieniędzy przed wykonaniem zlecenia. Urząd skarbowy takie wpłaty może potraktować albo jako zaliczkę, albo jako częściową zapłatę. W zależności od tego, czy otrzymana kwota to zaliczka czy częściowa zapłata – różne są zasady opodatkowania tych świadczeń.

Część zapłaty otrzymana przed przystąpieniem do wykonywania zlecenia to niewątpliwie zaliczka. Nie ważne, czy zatrzymujemy ją dla siebie, czy też wykorzystujemy na pokrycie bieżących wydatków lub zakup materiałów potrzebnych do wykonania zlecenia. Inaczej natomiast należy traktować pieniądze wypłacone zgodnie z umową, w trakcie wykonywania zlecenia, stosownie do postępu robót. Mamy wówczas do czynienia z częściową zapłatą za zlecenie. Zaliczkę wpłaca się więc na poczet przyszłego wykonania usługi, przed jej faktycznym wykonaniem, tj. na poczet przyszłej należności, zaś częściowa zapłata jest częściowym uiszczeniem należności za wykonaną w części usługę budowlano-montażową.

Zawsze faktura, tylko kiedy?

Ustawodawca odrębnie określił moment powstania obowiązku podatkowego w VAT w obu przypadkach. W przypadku zaliczki, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania. Powinniśmy wystawić fakturę w ciągu 7 dni od otrzymania zaliczki, nie możemy jednak tego zrobić wcześniej. Z tego powodu dochodzi często do nieporozumień. Księgowość zamawiającego może odmówić wypłaty pieniędzy przed otrzymaniem faktury, nam zaś nie wolno wystawić faktury przed otrzymaniem zaliczki. Rozwiązanie jest stosunkowo proste – możemy wystawić tzw. fakturę pro forma. Zawiera te same dane, co normalna faktura, ale w tytule ma dodatek „pro forma”. Nie jest księgowana ani przez nas, ani przez zamawiającego. Na jej podstawie zamawiający wypłaca zaliczkę, a my niezwłocznie po jej otrzymaniu wystawiamy normalną fakturę.

Inaczej rzecz się ma przy częściowej zapłacie za roboty budowlane. Tu obowiązek podatkowy również powstaje z chwilą jej otrzymania, z tym że podatnik może wystawić fakturę wcześniej (do 30 dni przed umówionym terminem zapłaty). W przypadku częściowego rozliczenia robót budowlanych każdy etap prac jest traktowany jako odrębna usługa budowlana. Jego zakończenie warto potwierdzić protokołem zdawczo-odbiorczym. Za datę wykonania części usługi należy przyjąć w tym przypadku datę kolejnego etapu prac (a więc zasadniczo datę podpisania „częściowego” protokołu zdawczo-odbiorczego, potwierdzającego odbiór techniczny robót). Jeśli nie podpiszemy częściowego protokołu, urząd skarbowy może zakwestionować, że doszło do częściowego wykonania usługi.

PIT, CIT

Zaliczka nie stanowi przychodu z działalności gospodarczej.  Przychód wykazujemy dopiero z chwilą wykonania całego zlecenia. Inaczej rzecz się ma w przypadku zapłaty za część wykonanych robót. Należność wykonawcy za roboty budowlane wykonane w danym (objętym rozliczeniem) okresie, zapłacone zgodnie z postanowieniami umowy nie stanowi zaliczki, ale normalny przychód, który należy wykazać i opodatkować.

Opracowanie według stanu prawnego na 01.03.2010 r.

Artykuł opracowany przez