Jak wygrać przetarg

czyli przewodnik po zamówieniach publicznych

Wstęp. 1

1. Ogłoszenie o zamówieniu. 2

2. SIWZ. 6

3. Kompletowanie dokumentów.. 8

Dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu. 8

Dokumenty potwierdzające niepodleganie wykluczeniu z postępowania. 9

4. Przygotowanie oferty i przystąpienie do przetargu. 10

5. Czynności zamawiającego w okresie związania ofertą. 10

6. Rozstrzygnięcie przetargu. 11

Masz pytania lub wątpliwości?
Zadzwoń lub napisz do nas!

Wstęp

Ilość ogłaszanych przetargów z roku na rok rośnie. Tylko w pierwszym półroczu 2010 r. udzielono niemal 100 tys. zamówień na różnego rodzaju usługi, dostawy i roboty budowlane. Około 75% postępowań jest prowadzonych w trybie przetargu nieograniczonego, w którym mogą wziąć udział wszyscy wykonawcy, którzy spełniają minimalne warunki określone przez zamawiających. Te liczby pokazują wyraźnie, że jest się o co bić.

Usługi dla administracji publicznej wymagają wprawdzie konkurencyjnych cen, ale gwarantują pewny zarobek. Zamawiający może ogłaszać przetarg tylko, jeśli zabezpieczy na ten cel odpowiednie środki. Zwłoka w zapłacie za fakturę jest naruszeniem dyscypliny finansów publicznych, dlatego w praktyce prawie się nie zdarza i każdy wykonawca dostaje na czas pieniądze.

Zamówienia publiczne nie są czymś, czego trzeba się bać - coraz więcej wykonawców przekonuje się, że to dobry sposób na rozwijanie własnego biznesu. Jeżeli jesteś dobrze przygotowany, masz odpowiednie doświadczenie i zaoferujesz konkurencyjną cenę - masz duże szanse na wygranie przetargu. Musisz jedynie pamiętać, by dokładnie przeanalizować specyfikację istotnych warunków zamówienia, by przy konstruowaniu oferty nie popełnić żadnych błędów. Startowanie w przetargach może Ci otworzyć drogę do intratnych kontraktów. Nie zrażaj się więc gąszczem niejasnych przepisów czy początkowymi trudnościami. Spróbuj swoich sił w walce o zamówienia publiczne.

1. Ogłoszenie o zamówieniu

Ogłoszenia o prowadzonych przetargach znajdziesz m.in. na stronie www.wykonawca.pl oraz na stronach poszczególnych zamawiających. W ogłoszeniu znajdziesz podstawowe informacje o danym postępowaniu - czego dotyczy zamówienie, jaka jednostka jest zamawiającym, do kiedy trzeba złożyć ofertę i jakie są warunki udziału. Dowiesz się także, czy trzeba wpłacić wadium (a jeśli tak, to w jakiej wysokości), według jakich kryteriów oceniane są oferty oraz na jakiej stronie internetowej można znaleźć SIWZ (specyfikacja istotnych warunków zamówienia).

Treść ogłoszenia pozwoli Ci wstępnie zdecydować, czy chcesz zapoznać się z SIWZ i rozważyć start w przetargu. Jeśli będziesz zainteresowany, wszystkie szczegółowe informacje znajdziesz w specyfikacji.

Nagłówek ogłoszenia zawiera nazwę zamówienia, numer ogłoszenia i datę jego zamieszczenia w BZP (Biuletyn Zamówień Publicznych) oraz informację o charakterze ogłoszenia (zamówienie, udzielenie zamówienia, zawarcie umowy).

(Rys. 1 - Nagłówek przykładowego ogłoszenia)

Ogłoszenie podzielone jest na 4 sekcje. W sekcji pierwszej zawarte są dane kontaktowe zamawiającego, adres jego strony internetowej oraz rodzaj zamawiającego (administracja rządowa, administracja samorządowa itp.).

(Rys. 2 - Sekcja 1 przykładowego ogłoszenia)

Sekcja druga to podstawowe informacje o przedmiocie zamówienia. Stąd dowiesz się o tym, co jest przedmiotem przetargu i jaki posiada on tzw. kod CPV, jaki jest rodzaj zamówienia (dostawy, usługi czy roboty budowlane), oraz czy zamawiający przewiduje udzielenie w przyszłości zamówień uzupełniających. Informuje się tu także, czy wykonawcy mogą złożyć oferty częściowe (obejmujące tylko część zamówienia, np. tylko wykonanie elewacji w ramach całego remontu budynku) lub oferty wariantowe. Na końcu widnieje czas trwania (najczęściej w odniesieniu do usług) lub termin wykonania zamówienia (dostawy lub roboty budowlane).

(Rys. 3 - Sekcja 2 przykładowego ogłoszenia)

Sekcja trzecia jest zazwyczaj najobszerniejsza. W pierwszej kolejności rozstrzyga kwestię wadium (nie zawsze bowiem zamawiający wymagają jego wniesienia), określa jego wysokość i termin wniesienia. Pamiętaj, że wybór formy wniesienia wadium (pieniądz, gwarancja ubezpieczeniowa lub bankowa, poręczenie bankowe) zależy wyłącznie od Ciebie - zamawiający nie może niczego narzucić. W tej sekcji zamawiający podaje też, czy wybranemu przez siebie wykonawcy będzie wypłacał zaliczki na poczet wykonania zamówienia. Jeżeli zaliczki nie są przewidziane, to umówione wynagrodzenie otrzymasz dopiero po całkowitym wykonaniu umowy.

(Rys. 4 - Sekcja 3 przykładowego ogłoszenia - wadium i zaliczki)

W następnej kolejności podane są warunki udziału w przetargu. Aby złożyć ofertę, musisz spełniać każdy z nich. W przeciwnym wypadku zamawiający wykluczy Cię z postępowania. Warunki mogą dotyczyć:

a)      posiadania odpowiednich uprawnień (koncesji, licencji i zezwoleń), jeżeli są one wymagane do realizacji zamówienia,

b)     posiadania wiedzy i doświadczenia (np. doświadczenia w realizacji robót podobnych to przedmiotu danego zamówienia),

c)      posiadania potencjału technicznego (narzędzi, maszyn i urządzeń) oraz kadrowego (pracowników posiadających określone doświadczenie, wykształcenie i uprawnienia),

d)     zdolności ekonomicznej i finansowej (np. posiadania środków finansowych lub zdolności kredytowej w określonej wysokości).

(Rys. 5 - Przykładowe ogłoszenie - warunki udziału w postępowaniu)

Ogłoszenie wymienia także dokumenty, jakie trzeba przedłożyć zamawiającemu, aby wziąć udział w przetargu. Dokumenty te można podzielić na dwie grupy:

1)      dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu, o których mowa wyżej (uprawnienia, doświadczenie, potencjał techniczny i kadrowy, zdolność finansowa),

2)      dokumenty potwierdzające niepodleganie wykluczeniu (m.in. zaświadczenia z urzędu skarbowego i ZUS o braku zaległości w płaceniu podatków i składek, zaświadczenie o niekaralności z KRK, brak otwartej likwidacji lub ogłoszonej upadłości firmy).

(Rys. 6 - Przykładowe ogłoszenie - dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w przetargu)

(Rys. 7 - Przykładowe ogłoszenie - dokumenty potwierdzające niepodleganie wykluczeniu)

Wraz z ofertą trzeba też niekiedy inne dokumenty - m.in. pełnomocnictwo, jeżeli zamierzasz złożyć ofertę nie osobiście, lecz przez pełnomocnika.

(Rys. 8 - Przykładowe ogłoszenie - inne wymagane dokumenty)

Ostatnia, czwarta sekcja ogłoszenia, zawiera informacje proceduralne, takie jak tryb udzielenia zamówienia (przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem itp.), kryteria oceny ofert (oprócz najniższej ceny mogą bowiem istnieć dodatkowe kryteria) oraz ewentualna możliwość zmiany treści umowy w trakcie jej wykonywania. Stąd dowiesz się także, jaki jest termin na złożenie oferty (lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu - np. w przetargu ograniczonym) i jaki jest termin związania ofertą. Ten ostatni, liczony od upływu terminu na złożenie oferty, to czas, kiedy nie możesz wycofać swojego oświadczenia - jeżeli zostaniesz wybrany przez zamawiającego - będziesz musiał podpisać umowę i zrealizować zamówienie.

(Rys. 9 - Sekcja 4 przykładowego ogłoszenia)

2. SIWZ

Ogłoszenie o zamówieniu zawiera jednak tylko ogólne informacje o danym przetargu. Wszystkie szczegółowe dane są natomiast zawarte w SIWZ, czyli specyfikacji istotnych warunków zamówienia. SIWZ znajdziesz na stronie internetowej zamawiającego, a jeżeli chcesz mieć wersję papierową - wystarczy, że złożysz odpowiedni wniosek oraz opłacisz koszty wydruku i wysyłki.

SIWZ zawiera wszystkie informacje, które są w ogłoszeniu, a ponadto precyzuje m.in. kryteria oceny ofert (jeżeli zamawiający ustanowił dodatkowe kryteria poza najniższą ceną), szczegółowo omawia przedmiot zamówienia i wymagania zamawiającego co do sposobu jego wykonania i określa sposób porozumiewania się z zamawiającym (czyli formę, w jakiej należy dostarczać wszystkie dokumenty - pisemne, faksem, pocztą elektroniczną). Często zamawiający zamieszczają w specyfikacji instrukcje dot. sposobu sporządzenia oferty, niekiedy podając wręcz formularz ofertowy, który należy wypełnić. Wśród załączników do SIWZ znajduje się także kosztorys, dokumentacja projektowa, wzór przyszłej umowy z wykonawcą i wzory innych niezbędnych dokumentów i oświadczeń.

(Rys. 10 - Przykładowy formularz ofertowy - załącznik do SIWZ)

Przed podjęciem ostatecznej decyzji o wystartowaniu w wyścigu o zamówienie powinieneś dokładnie przeanalizować treść specyfikacji. Musisz bowiem mieć pewność, że spełniasz wszystkie warunki i posiadasz (lub możesz zdobyć) dokumenty, które to potwierdzą. Równie ważne są wymogi co do zakresu zamówienia, techniki jego wykonania i terminu realizacji. Przemyśl też, czy będziesz w stanie zaoferować konkurencyjną cenę - na tyle niską, by wygrać przetarg, ale jednocześnie na tyle rozsądną, by osiągnąć zysk.

Jeżeli coś w treści SIWZ wzbudzi Twoje wątpliwości, możesz zwrócić się do zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie. Musisz to zrobić nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa terminu składania ofert (np. jeżeli ogłoszenie o zamówieniu ukazało się 1 kwietnia 2011, w termin składania ofert wyznaczono na 30 kwietnia, to wniosek możesz złożyć najpóźniej 15 kwietnia). Jeżeli pojawi się więcej pytań, w tym również od innych wykonawców, zamawiający może zorganizować zebranie, na którym wyjaśni wszelkie wątpliwości co do treści specyfikacji. O miejscu i terminie zebrania dowiesz się ze strony internetowej zamawiającego.

3. Kompletowanie dokumentów

Przed złożeniem oferty czeka Cię nieco papierkowej roboty i biegania po urzędach. Musisz zdobyć dokumenty, dzięki którym udowodnisz zamawiającemu, że spełniasz warunki udziału w przetargu. Poniżej krótki opis najczęściej żądanych dokumentów.

Dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu

a)      Wykaz zrealizowanych robót budowlanych, usług lub dostaw.

W wykazie tym należy umieścić zrealizowane przez Ciebie roboty budowlane, usługi lub dostawy, które potwierdzają warunek posiadania odpowiedniego doświadczenia. Do tego należy załączyć referencje - czyli dokumenty potwierdzające należyte wykonanie prac wyszczególnionych w wykazie. Najlepiej, jeśli są to typowe listy referencyjne, ale zamawiający akceptują także faktury przyjęte bez zastrzeżeń czy też protokoły zdawczo-odbiorcze.

b)     Wykaz narzędzi, wyposażenia zakładu i urządzeń technicznych.

To oświadczenie musi zawierać wykaz maszyn i urządzeń (w tym pojazdów), które zgodnie z wymaganiami zamawiającego są niezbędne do realizacji zamówienia.

c)      Wykaz osób, które będą uczestniczyć w realizacji zamówienia.

W tym wykazie należy podać osoby, które będą bezpośrednio wykonywać prace - poszczególni robotnicy, kierownicy budowy, inspektorzy itp. Niezbędne jest też załączenie oświadczenia o tym, iż poszczególne osoby posiadają stosowne uprawnienia (np. uprawnienia do pełnienia funkcji kierownika robót).

d)     Informacja z banku o posiadanych środkach finansowych lub zdolności kredytowej.

Jeżeli zamawiający w zakresie zdolności finansowej wymaga posiadania środków w określonej wysokości, musisz się udać do banku, by otrzymać stosowny dokument. Nie musisz fizycznie posiadać gotówki - wystarczy, jeżeli bank wystawi zaświadczenie o zdolności kredytowej.

e)     Opłacona polisa OC.

Niekiedy zamawiający wymagają, by wykonawcy byli ubezpieczeni od odpowiedzialności cywilnej (w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej). Od ubezpieczyciela uzyskasz polisę, którą złożysz zamawiającemu. Polisa musi być już opłacona, więc dla pewności warto załączyć dowód opłacenia składki ubezpieczeniowej.

Dokumenty potwierdzające niepodleganie wykluczeniu z postępowania

a)      Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia.

Składając ten dokument oświadczasz, że nie podlegasz wykluczeniu z postępowania. Wykluczeniu podlegają m.in. wykonawcy, którzy zalegają z uiszczaniem podatków lub zostali skazani za niektóre przestępstwa.

b)     Odpis z KRS lub oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Wykonawca startujący w przetargu nie może być w stanie likwidacji lub po ogłoszeniu upadłości. Spółki prawa handlowego przedstawiają więc odpis z KRS, a osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą - stosowne oświadczenie.

c)      Zaświadczenia z urzędu skarbowego i ZUS.

Nie możesz zalegać z płaceniem podatków i składek na ubezpieczenia społeczne, jeśli chcesz mieć szansę na uzyskanie zamówienia. Odpowiednie zaświadczenia uzyskasz w urzędzie skarbowym i ZUS.

d)     Zaświadczenie o niekaralności z KRK.

W celu potwierdzenia braku karalności trzeba przedstawić zamawiającemu informację z Krajowego Rejestru Karnego. Punkty informacyjne KRK, w których uzyskasz odpowiednie zaświadczenie, znajdują się w sądach okręgowych i niektórych sądach rejonowych. Pełną ich listę znajdziesz pod tym adresem - http://bip.ms.gov.pl/pl/rejestry-i-ewidencje/krajowy-rejestr-karny.

4. Przygotowanie oferty i przystąpienie do przetargu

Jeżeli masz już wszystkie niezbędne dokumenty i oświadczenia - czas przygotować ofertę. Pamiętaj, że musi być w 100% zgodna z SIWZ. Nie możesz zaoferować choćby częściowo innych prac, niż tego oczekuje zamawiający. Sposób wykonania, technologia, termin realizacji - wszystko musi być zgodne z wymaganiami zawartymi w specyfikacji.

Gotową ofertę trzeba złożyć w terminie - w przeciwnym wypadku zamawiający nie weźmie jej w ogóle pod uwagę. Nie zapomnij o złożeniu dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w przetargu i niepodleganie wykluczeniu.

Termin na złożenie oferty jest jednocześnie terminem na wniesienie wadium. Jeżeli wpłacasz wadium w pieniądzu, musi ono zostać zaksięgowane na koncie zamawiającego przed upływem terminu składania ofert. Gwarancje wadialne i poręczenia muszą do tego czasu wpłynąć do zamawiającego.

5. Czynności zamawiającego w okresie związania ofertą

Po upływie terminu złożenia oferty rozpoczyna się okres związania ofertą (określony w SIWZ). W tym czasie oferty nie możesz wycofać, a jeżeli zostaniesz wybrany przez zamawiającego - musisz podpisać umowę i zrealizować zamówienie.

Przed rozstrzygnięciem przetargu może się jednak jeszcze wiele wydarzyć. Jeżeli wśród dokumentów, które złożyłeś, znajdą się takie, które wzbudzą wątpliwości zamawiającego lub nie będą potwierdzać spełniania warunków udziału, zamawiający wezwie Cię do złożenia stosownych wyjaśnień lub uzupełnienia dokumentów. W wezwaniu określony zostanie termin na wykonanie tych czynności i dokładny zakres uzupełnienia lub wyjaśnień, których oczekuje podmiot organizujący postępowanie. Na wezwanie do uzupełnienia trzeba odpowiedzieć i dostarczyć zamawiającemu wymagane dokumenty. Jeżeli nie dopełnisz tego obowiązku, zostaniesz wykluczony z postępowania i utracisz wadium.

Wezwanie do złożenia wyjaśnień może dotyczyć także samej oferty. Niezrozumiałe sformułowania lub wątpliwości co do zgodności oferty z SIWZ to najczęstsze przyczyny żądania wyjaśnień od wykonawców.

Pamiętaj także, że cena, jaką podajesz w ofercie, nie może być zbyt niska. Jeżeli okaże się, że znacząco odbiega od szacunkowej wartości zamówienia lub cen innych wykonawców, będziesz musiał udowodnić zamawiającemu, że nie przedstawiłeś tzw. ceny rażąco niskiej. W takiej sytuacji niezbędne będzie przedstawienie odpowiednich dowodów, które przekonają zamawiającego, iż nie zaniżyłeś zbytnio ceny.

Nie musisz się obawiać drobnych błędów w ofercie, tj., tzw. oczywistych pomyłek pisarskich i rachunkowych. Jeżeli przykładowo niepoprawnie zsumujesz ceny poszczególnych składników kosztorysu lub popełnisz tzw. "literówkę" - zamawiający poprawi to za Ciebie. W przypadku bardziej skomplikowanych błędów poprawa będzie możliwa, jeżeli wszystkie wymagane dane są zawarte w ofercie lub załączonych do niej dokumentach i nie będzie to skutkowało znaczącą (istotną) zmianą oferty. O dokonanych poprawkach zamawiający niezwłocznie Cię poinformuje. Możesz sprzeciwić się modyfikacjom zamawiającego w ciągu 3 dni, ale wówczas Twoja oferta zostanie odrzucona.

6. Rozstrzygnięcie przetargu

Zamawiający po dokonaniu oceny spełniania warunków udziału i weryfikacji zgodności ofert z SIWZ sporządza ranking ofert. W rankingu tym ocenia poszczególne oferty według kryteriów opisanych w specyfikacji i przyznaje punkty. Przetarg wygrywa ten wykonawca, którego oferta uzyska największą ilość punktów.

O wynikach postępowania zostaniesz powiadomiony przez zamawiającego. Informacje te zostaną również zamieszczone w jego siedzibie i na stronie internetowej, z której ściągnąłeś specyfikację.