Zamówienia publiczne - czy jest się o co bić?

Prowadzisz firmę budowlaną lub biuro architektoniczne? Szukasz dodatkowych zleceń? W tym artykule znajdziesz kilka praktycznych wskazówek, w jaki sposób zawrzeć umowę w trybie zamówień publicznych. Udział w przetargu może i wymaga trochę papierkowej roboty, ale oznacza pewny zarobek i zazwyczaj otwiera drogę do nowych zamówień. Z reguły w przetargach mogą startować wykonawcy, którzy mogą pochwalić się doświadczeniem, które można zdobyć… startując w przetargach.

Aby wygrać przetarg, należy złożyć zamawiającemu najkorzystniejszą ofertę. Zamawiającymi są przede wszystkim jednostki sektora finansów publicznych – organy administracji, organy kontroli państwowej, sądy, jednostki samorządu terytorialnego, państwowe szkoły wyższe, publiczne zakłady opieki zdrowotnej, publiczne instytucje kultury i inne państwowe lub samorządowe jednostki organizacyjne. Istnieje 7 trybów udzielania zamówień publicznych, z czego najpopularniejszymi są przetarg nieograniczony i przetarg ograniczony.

Ogłoszenia o prowadzonych przetargach zamieszczane m.in. na stronie www.wykonawca.pl oraz na stronach poszczególnych zamawiających. Ogłoszenie o zamówieniu zawiera podstawowe informacje, takie jak:

• nazwa i adres zamawiającego,
• określenie przedmiotu zamówienia,
• warunki udziału w postępowaniu przetargowym,
• miejsce i termin składania ofert,
• termin związania ofertą,
• kryteria oceny ofert.

Bardziej szczegółowe dane, niezbędne do sporządzenia oferty, znajdują się w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ), którą zamawiający udostępnia w swojej siedzibie (nieodpłatnie lub za symboliczną opłatą) oraz w Internecie.

Aby przystąpić do przetargu, z reguły należy wpłacić wadium (jeśli wymaga tego zamawiający w ogłoszeniu o zamówieniu), wykazać spełnianie warunków udziału w postępowaniu i złożyć ofertę. Wadium, zgodnie z wymaganiami zamawiającego, może być wpłacone w pieniądzu (na rachunek bankowy zamawiającego) lub wniesione w formie poręczenia lub gwarancji bankowej (ew. ubezpieczeniowej). Stanowi ono zabezpieczenie dla zamawiającego m.in. przed uchylaniem się przez wybranego wykonawcę od wykonania zamówienia. Wadium podlega zwrotowi w przypadku: 1) wycofania oferty przed upływem terminu ich składania, 2) wykluczenia wykonawcy z postępowania oraz 3) odrzucenia oferty (np. ze względu na brak jej zgodności z SIWZ). Wadium jest też zwracane wykonawcom, których oferty nie zostały wybrane.

Jeżeli zamawiający prowadzi przetarg ograniczony, wykonawcy składają wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Zamawiający dokonuje oceny złożonych przez nich dokumentów i zaprasza do składania ofert tych wykonawców, którzy spełniają określone warunki. Natomiast w przypadku przetargu nieograniczonego, wykonawca powinien złożyć ofertę wraz z oświadczeniem o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. Do oświadczenia należy dołączyć dokumenty potwierdzające spełnianie tych warunków, których wymaga zamawiający. Dokumentami tymi mogą być:

• koncesje, licencje i zezwolenia,
• odpis z KRS lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej,
• wykaz narzędzi i urządzeń, którymi dysponuje wykonawca,
• wykaz osób, które będą uczestniczyć w realizacji zamówienia wraz z informacjami nt. ich kwalifikacji zawodowych i dokumentami potwierdzającymi posiadanie odpowiednich uprawnień,
• aktualna informacja z Krajowego Rejestru Karnego,
• pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia wykonawcy narzędzi i urządzeń lub osób niezbędnych do wykonania zamówienia,
• wykaz wykonanych w okresie ostatnich 5 lat (lub krótszym, jeżeli wykonawca prowadzi swoją działalność krócej niż 5 lat) robót budowlanych, dostaw lub usług wraz z referencjami (dokumentami potwierdzającymi należyte wykonanie zleceń),
• sprawozdania finansowe firmy,
• zaświadczenie z banku o wysokości posiadanych środków lub zdolności kredytowej,
• polisa OC.

Wszystkie powyższe dokumenty powinny być złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Powinny one potwierdzać spełnianie wszystkich warunków najpóźniej w dniu, w którym upływa termin składania ofert.

Oferta musi w 100% spełniać wymagania dotyczące realizacji zamówienia zawarte w SIWZ. Nawet drobne odstępstwo spowoduje odrzucenie oferty. Nie można oferować nic innego, choćby lepszego, niż wymaga zamawiający. Jeśli np. zamawiający przewiduje izolację grubości 50 mm, zaoferowanie izolacji o grubości 60 mm oznacza sprzeczność oferty z SIWZ i powinno prowadzić do jej odrzucenia, choćby w przekonaniu wykonawcy jego oferta była lepsza. 

Częstą praktyką wśród zamawiających jest dołączanie do SIWZ formularza ofertowego, który należy wypełnić zgodnie z podanym wzorem. Przy sporządzaniu oferty należy zwrócić szczególną uwagę na zapisy SIWZ dotyczące m.in.: 1) zakresu i sposobu wykonania robót, 2) sposobu obliczenia ceny oferty, 3) terminu realizacji. W przypadku, gdy zamawiający poweźmie wątpliwości co do zgodności oferty z wymaganiami SIWZ, może wezwać do uzupełnienia odpowiednich dokumentów lub oświadczeń lub też, w razie wątpliwości co do treści oferty, wezwać do złożenia wyjaśnień. Za niezgodną z SIWZ uznaje się ofertę, która została skonstruowana odmiennie od wymagań zamawiającego, np. wskutek braku jakiegoś wymaganego elementu. Jeżeli po wezwaniu wykonawcy zamawiający stwierdzi, że oferta nadal jest sprzeczna z SIWZ, odrzuci ofertę.

Po upływie terminu składania ofert, zamawiający dokonuje otwarcia i oceny ofert zgodnie z kryteriami podanymi w ogłoszeniu o zamówieniu i w SIWZ (najczęściej stosowanym kryterium jest cena - przetarg wygrywa wykonawca, który złożył w pełni zgodną z wymaganiami SIWZ ofertę z najniższą ceną). Wykonawcy, którzy złożyli oferty, są niezwłocznie zawiadamiani o wyniku przetargu.

Zamawiający zawiera pisemną umowę z wykonawcą, który został wybrany w przetargu, w terminie nie krótszym niż po upływie 10 dni od dokonania zawiadomienia o wyniku przetargu. Zakres świadczenia wykonawcy wyznaczony jest treścią oferty. Zamawiający może żądać wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości od 2% do 10% ceny całkowitej podanej w ofercie lub maksymalnej ceny nominalnej zobowiązania wynikającego z umowy. Zabezpieczenie podlega zwrotowi w ciągu 30 dni od dnia wykonania zamówienia, jeżeli zamawiający w tym terminie uzna, że zostało ono wykonane w sposób należyty. Umowa nie może być w trakcie realizacji zmieniona, chyba że zamawiający przewidział taką możliwość w ogłoszeniu o zamówieniu i SIWZ oraz określił warunki takiej zmiany.

Uwaga! Umowy zawarte w trybie zamówień publicznych z zasady nie podlegają późniejszym renegocjacjom. Nie można np. w drodze aneksu zmienić zakresu zlecenia lub terminu jego wykonania, chyba że warunki takiej zamiany zamawiający przewidział  w SIWZ. Dlatego startując w przetargu trzeba mieć pewność, że jest się w stanie wywiązać z umowy. Jeśli okaże się, że nie wykonasz umowy, a zamawiający poniesienie z tego tytułu szkodę i poda Cię do sądu - możesz utracić na 3 lata prawo startowania przetargach.

Opracowanie według stanu prawnego na 14.02.2010 r.

Artykuł opracowany przez