Faktura elektroniczna to nie wydruk z komputera
Faktury VAT odgrywają ogromną rolę nie tylko w życiu przedsiębiorców ale także w życiu osób nie prowadzących działalności gospodarczej.
Dla będących podatnikami podatku VAT przedsiębiorców faktura jest najważniejszym dokumentem w ich działalności. Zgodnie z przepisami ustawy z 2004 r. o podatku od towarów i usług podatnicy są zobowiązani do wystawienia faktury stwierdzającej każdą dokonaną sprzedaż towarów lub usług. Dla sprzedawcy jest ona podstawą do obliczenia podatku należnego płaconego państwu, a dla kupującego-przedsiębiorcy jest przede wszystkim podstawą do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony. Natomiast kupującego niebędącego podatnikiem uprawnia do skorzystania np. z ulgi internetowej. Nierzadko także faktura stanowi jedyny dokument potwierdzający zawarcie umowy i potwierdzający wykonanie kontraktu.
Przepisy prawa przewidują dwie formy faktur: tradycyjną – papierową i elektroniczną. Bardzo często spotkać się można także z „fakturami” – wydrukami wygenerowanymi komputerowo. Choć wydruki te wyglądają identycznie jak faktury papierowe w rzeczywistości nie są one w ogóle fakturami, co powodować może negatywne konsekwencje dla osób posługujących się takimi „fakturami”.
E-fatury
Kwestię faktur elektronicznych reguluje rozporządzenie Ministra Finansów. Nie zawiera ono przepisów szczególnych dotyczących treść faktur elektronicznych. Stąd wniosek, że powinna być ona taka sama jak faktur papierowych. Organy podatkowe dopuszczają jednak drobne rozbieżności – w fakturach elektronicznych nie jest konieczne oznaczenia, czy mamy do czynienia z oryginałem czy tez kopią faktury, a także możliwy jest brak polskich liter.
Przepisy rozporządzenia regulują natomiast kwestię wystawiania, przechowywania i przesyłania e-faktur i nierzadko przepisy te w praktyce budzą wiele wątpliwości.
W przepisach prawa brak jest m.in. stosownych regulacji dotyczących określenia czasu wystawienia i otrzymania faktury elektronicznej. Przyjmuje się jednak, że datą wystawienia jest data sporządzenia faktury w formie elektronicznej, a za datę jej otrzymania – datę zapoznania się odbiorcy z treścią faktury, albo datę, w której miał możność zapoznania się z jej treścią (np. dotarła do jego skrzynki e-mailowej).
Wystawianie i przesyłanie faktur elektronicznych – podpis elektroniczny
Faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się (udostępnia) w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków. Można więc je przesłać e-mailem, na nośniku cd/dvd czy też poprzez udostępnienie pliku do pobrania ze strony WWW.
W każdym z tych przypadków należy jednak zagwarantować autentyczność pochodzenia faktur elektronicznych i integralność ich treści. Gwarancję taką zapewnia najczęściej bezpieczny podpis elektroniczny, choć możliwe jest również zastosowanie tzw. EDI – bezpiecznej wymiany danych elektronicznych.
Najistotniejszą kwestią jest zrozumienie tego, że fakturą jest cyfrowy zapis odpowiednich danych (forma elektroniczna). W praktyce co prawda faktura taka przybiera postać pliku PDF lub WORD, który można wydrukować. Wydrukiem można posługiwać się dla własnych potrzeb, jednak nie stanowi on faktury.
Przechowywanie i kontrola faktur elektronicznych
Faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się w sposób umożliwiający, na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej dostęp drogą elektroniczną do tych faktur. Organy muszą mieć możliwość pobrania i dokonania wydruku takich faktur.
Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Oznacza to, że gdy zostaniemy wezwani przez organy podatkowe, to przedstawić musimy nie wydruk faktury (pliku np. PDF), lecz płytę cd czy dvd zawierającą elektronicznie zapisane dane.
Akceptacja
Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury. Wystawianie i przesyłanie w formie elektronicznej możliwe jest najwcześniej od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji. Podkreślenia wymaga, że akceptacji dokonuje się bezterminowo jednak zawsze można ją cofnąć. W takim przypadku wystawca faktury traci prawo do wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej od następnego dnia po dniu, w którym otrzymał powiadomienie o wycofaniu akceptacji.
Pamiętać należy, że po udzieleniu akceptacji wystawca faktury ma prawo – a nie obowiązek – do wystawiania faktury elektronicznej. Według własnego uznania może wystawiać faktury w formie papierowej albo elektronicznej.
Korekta i duplikaty
Choć sprzedawca ma wybór, czy wystawi fakturę papierową czy też elektroniczną, to jednak gdy już wystawiono fakturę elektroniczną, faktury korygujące i duplikaty tych faktur wystawić można wyłącznie w formie elektronicznej.
Jedyny wyjątek to przeszkody formalne lub techniczne, które uniemożliwiają wystawienie i przesłanie faktury w formie elektronicznej, np. wystawca nie dysponuje już bezpiecznym podpisem elektronicznym, odbiorca cofnął akceptację, czy też nastąpiła awaria komputera lub serwera. Sporne jest, czy wyjątek obejmuje sytuacje, gdy to braki systemu informatycznego uniemożliwiają wystawianie i przesyłanie faktur korygujących/duplikatów drogą elektroniczną. Organy podatkowe konsekwentnie odrzucają taką możliwość, jednak sądy administracyjne coraz częściej stają po stronie podatników i kwalifikują taką okoliczność do listy wyjątków.
Gdy już mamy do czynienia z ww. wyjątkami jako fakturę korygującą lub duplikat należy wystawić fakturę papierową – koniecznie jednak ze wzmiankę, że dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.
Nie zawsze faktury on-line to e-faktury!
Podatnikom faktura elektroniczna kojarzy się często po prostu z dokumentem wygenerowanym komputerowo. Raz jeszcze zaznaczyć trzeba, że taki dokument nie jest w ogóle fakturą – tym bardziej nie jest fakturą elektroniczną.
Podatnicy, chcąc obniżyć koszty i ułatwić sobie życie, proponują przesyłanie faktury e-mailem w pliku np. PDF, lub też umożliwiają klientom, po zalogowaniu się do serwera, pobranie takiej faktury. Następnie klient mógłby fakturę wydrukować i przechowywać w formie papierowej. Praktyka taka jest niedopuszczalna – nie zostają spełnione wymogi dotyczące e-faktur. Gdy dostawca chce korzystać przy przekazie faktur z systemów komputerowych, to jest zobligowany uczynić to np. przy użyciu podpisu elektronicznego.
Konsekwencje posługiwania się takimi wydrukami faktur są bardzo niekorzystne dla podatników i ich klientów. Jak już wspomniano dokument taki nie jest w ogóle fakturą, podatnik nie wypełnia więc ustawowego obowiązku potwierdzenia transakcji fakturą, a za to grożą sankcje karnoskarbowe. Nie można także obniżyć podatku należnego o podatek naliczony wynikający z takich „wydruków” – według przepisów prawa faktura nie została przecież wystawiona.
Kłopot mają także osoby chcące skorzystać z ulgi na Internet. Poniesione wydatki konieczne muszą być potwierdzone fakturą. Gdy dysponujemy tylko wydrukiem faktury wygenerowanej komputerowo odliczenie nie przysługuje, a jedynym ratunkiem w takiej sytuacji może być zgłoszenie się do dostawcy usług o wystawienie zbiorczej faktury – papierowej – za cały 2009 r.
Jak widać posługiwanie się fakturami może sprawiać wiele kłopotów. Gdy dostawca proponuje nam dostęp do faktur prze Internet upewnijmy się więc, czy pozyskane komputerowo faktury są w istocie fakturami elektronicznymi czy tylko plikami PDF informującymi nas o kwocie do zapłaty. Czasem wystarczy informacja od kontrahenta. Zwróćmy także uwagę na podpis elektroniczny. Gdy otrzymane przez nas pliki są zaopatrzone w taki podpis najprawdopodobniej możemy spać spokojnie.
UWAGA!
Praktyka fiskusa już niedługo może się zmienić - zob. artykuł:
Zmieniła się nie tylko praktyka, ale i prawo. Od 1 stycznia 2011 r. minister finansów dopuścił faktury w zwykłej formie elektronicznej - zob. artykuł:
Faktury można przesyłać mailem
Opracowanie według stanu prawnego na 01.01.2010 r.
Artykuł opracowany przez
